System ERP to inaczej metoda efektywnego planowania zarządzania całością zasobów przedsiębiorstwa. Określa się też tak systemy służące wspomaganiem zarządzania przedsiębiorstwem (zespołem pracowników, zasobami materiałowymi czy też finansami) lub współdziałania grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw, poprzez gromadzenie danych oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych. Wspomaganie to może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów.
Głównym celem systemów klasy ERP jest integracja wszystkich działów i funkcji w firmie. Integracja polega na wykorzystaniu wspólnej bazy danych w ramach jednego systemu, dzięki czemu firma posługuje się tylko jednym zbiorem danych.
Zapewnienie dostępu do aktualnych i poprawnych informacji jest jednym z wyzwań, przed jakimi stoją przedsiębiorstwa. Jest to kluczowy czynnik w procesie podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie. Często zdarza się, że informacje firmowe są rozproszone w kilku bazach danych lub kilku programach. Przykładowo dane dotyczące stanów magazynowych znajdują się w jednej bazie, a informacje o klientach – w innej. W wielu przypadkach bazy danych to „systemy wyspowe lub samodzielne” (niezintegrowane i działające niezależnie od siebie).
Szybka praca w czasie rzeczywistym
Innym typowym problemem spotykanym w przypadku systemów starszej generacji dla firm jest fakt, że wprowadzane w nich informacje nie są dostępne w czasie rzeczywistym. Dane są uaktualniane tylko co pewien czas (np. raz w ciągu godziny, dnia, tygodnia albo miesiąca). Z reguły odbywa się to za pomocą zadania wsadowego. Natomiast w systemach klasy ERP dane są dostępne natychmiast po ich wprowadzeniu. Oznacza to jednak również, że wszelkie niepoprawne wpisy są widoczne od razu. Użytkownicy muszą zatem zachować ostrożność w trakcie wprowadzania danych. Kluczowym warunkiem jest to, aby w systemie ERP znajdowały się wyłącznie poprawne dane.
Bezpieczeństwo i zarządzanie użytkownikami
Chociaż dostęp do informacji w systemie ERP jest łatwy, wymagana jest poprawna autoryzacja dostępu. Zakres dostępu do danych jest uzależniony od roli i stanowiska danej osoby w organizacji. Na przykład specjalista ds. zamówień sprzedaży ma uprawnienia do przeglądania i modyfikacji ofert sprzedaży. Nie może jednak przetwarzać faktur sprzedaży.
System ERP – dlaczego warto?
Decyzja o wdrożeniu systemu ERP powinna, a nawet musi wiązać się z licznymi przemyśleniami, analizami i testami. Tylko dzięki nim zyskujemy szansę na dobranie rozwiązania, które idealnie wpasuje się w organizację firmy i wesprze osiągnięcie założonych celów. Wszystkie starania są warte zaangażowania, ponieważ systemy ERP to warte uwagi wsparcie w zarządzaniu dochodową firmą. Skąd ta pewność? Wskazuje na to dynamika rozwoju branży, systemy wspierające zarządzanie są coraz bardziej rozbudowane i skuteczne, korzystają z nich miliony firm, ponieważ to inwestycja, która się opłaca.
Stosowanie systemu ERP - korzyści:
- usprawnienie procesów biznesowych;
- bardzo dobry poziom zarządzania zasobami ludzkimi;
- wspólna firmowa baza danych;
- szybka realizacja zamówień i zleceń;
- przeglądanie danych w sposób ujednolicony;
- utrzymanie na wysokim poziomie obsługi klienta oraz wzrost poziomu sprzedaży;
- funkcjonalności systemu ERP;
- zwiększenie efektywności produkcji poprzez minimalizację kosztów, wdrożenie automatyzacji i wykorzystanie zaawansowanych rozwiązań planistycznych;
- optymalizacja w zakresie łańcucha dostaw oraz redukcja kosztów magazynowania przy jednoczesnym zapewnieniu ciągłego dostępu do towarów i usług zawartych w ofercie;
- lepsze zarządzanie finansowym obszarem firmy – system ERP może znacznie ułatwić wykonywanie powtarzalnych czynności, zminimalizować ryzyko popełnienia błędów, a także umożliwić wgląd w najważniejsze informacje;
- obsługa klienta na wysokim poziomie – specjalne oprogramowanie umożliwia gromadzenie wszystkich danych o klientach, ich aktywnościach, zakupach, punktach styku.
Ten, kto nie spełnia tych warunków, nie ma szans na powodzenie. Dlatego też nie sposób prowadzić konkurencyjną firmę bez wykorzystania wszystkich możliwych elementów wsparcia biznesu – a mocnym wsparciem jest właśnie odpowiedni system ERP.
Oprogramowanie klasy ERP umożliwia sprawne zdobywanie wiedzy o bieżących zasobach, zadaniach i procesach w firmie, na podstawie tych danych umożliwia usprawnienie codziennej pracy przez automatyzację często powtarzanych czynności, a także daje podstawy do kontroli zgodności procesów z założonym harmonogramem, i eliminację ewentualnych błędów w produkcji czy opóźnień. Dostępny jest szeroki wachlarz rozwiązań – takich, które sprawdzą się w mikro przedsiębiorstwach oraz wielomodułowych systemach dla średnich i dużych firm. Ogromną ich zaletą jest możliwość doboru takich funkcji, które będą faktycznie użyteczne w danym biznesie i adekwatne do poziomu jego rozwoju. W dowolnym momencie można dokupić i wdrożyć kolejne moduły, które umożliwią optymalizację działania firmy na nowych płaszczyznach, zgodnych z kierunkiem i dynamiką wybranego biznesu. Natomiast w przypadku międzynarodowych działalności, warto uwzględnić fakt, że profesjonalny system ERP to możliwość zarządzania zespołem fabryk, albo pojedynczą firmą. W ramach systemów ERP, każda działalność znajdzie coś dla siebie.
Dlaczego warto szukać?
Głównie dlatego, że wymaga tego otoczenie biznesowe i oczekiwania klientów. Ciągle rosnąca konkurencja wymusza ogromną elastyczność działania oraz zdolność do błyskawicznego dostosowywania ofert i produkcji do dynamicznej sytuacji na rynku. Oczekuje się, że produkty będą powstawały w krótszych seriach i cyklicznie będą pojawiały się nowe wyroby, dlatego nowoczesna produkcja, to taka, którą można szybko przestawić na wytwarzanie odmiennych wyrobów. Obszarem, którego nie można zaniedbać jest obieg informacji między organizacją a klientami, którzy oczekują błyskawicznych i prostych informacji o zamówionych produktach, etapie ich wytwarzania oraz bezbłędnego wsparcia serwisowego.
Źródła:
https://mfiles.pl/pl/index.php/System_ERP
https://www.chip.pl/2020/02/system-erp-co-to-jest-i-jakie-korzysci-zapewnia-rozwijajacej-sie-firmie/